Trong tâm tình tạ ơn Thiên Chúa và Đức Mẹ Maria- Mẹ Hằng Cứu Giúp . Sáng nay vào lúc 08h30 ngày 31.08.2017 cha Gioan đặc trách cùng ban điều hành có cuộc họp, để nhìn lại những hoạt động chung của hội trong thời gian vừa qua, và qua đó rút ra những kinh nghiệm, để giúp các hội viên hiểu và sống xứng đáng là con của Mẹ và truyền bá tình thương của Mẹ đến với mọi người.
Thứ nhất, về vấn đề nhân sự: cha và ban điều hành đều có quyết định tất cả đều quy về một mối và nếu có tin tức gì xin thông báo lại cho chị trưởng. Trong thánh lễ sẽ lập ra một đội lễ tân, đội lễ tân này sẽ có nhiệm vụ chỉ cho các hội viên khi đi tham dự thánh lễ ngồi trật tự và nhắc nhở không nói chuyện riêng trong thánh lễ. Đội lễ tân bao gồm các chị Xuân b, chị Sơn và chị Bé. Trong thánh lễ thì có các chị ghi các phần: phần tạ ơn (chị Ngọc), phần ghi ơn (chị Xuân), phần xin lễ (chị Ngà). Hát lễ do ca đoàn đảm nhiệm. Xướng kinh, đọc sách do đơn vị xứ đăng cai. Thu dỏ gồm có các bà: Ban và Bé. Chị Xuân ghi sổ, Na nhận tiền (văn phòng di dân).
Hàng tháng ngày 27 là thánh lễ tĩnh tâm miền nội đô và trước đó tĩnh tâm 1 tuần, gom các ơn của hội viên đã được lãnh nhận và những hội viên qua đời và ân nhân tập san. Cha đặc trách đang củng cố lại trang web, đưa thông tin lên mạng đầy đủ và những ơn xin qua mạng, ân nhân, tạ ơn qua thẻ ( toàn thể dân Chúa). Những hội viên được ơn Đức Mẹ thì ghi lại và trong bản ghi ơn gồm có nội dung như sau: ghi rõ tên , xứ, ngày. Cuối giờ xin nộp giấy xin ơn, tạ ơn nộp cho văn phòng sinh viên. Đọc thông báo trước 1 tuần tĩnh tâm tại nhà thờ hội Mẹ, lễ ân nhân tập san 3 tháng 1 lần vào lễ tĩnh tâm miền. Thánh lễ ngày một đông ta cần đoàn sắp xếp và xướng kinh, gặp gỡ và trao đổi thân thiện với các hội viên, phí thu được dùng việc BĐH (lễ 27).
Cần khuyến khích cho việc khấn và xin ơn. Lòng biết ơn Chúa và Mẹ mới là quan trọng, tiền không có cũng không quan trọng. Các nơi khác ta về tĩnh tâm và thánh lễ, ta cũng chú ý một chút và ý thức cho họ biết tạ ơn.
Mỗi chứng từ được ơn ta viết lại hoặc thu ảnh.
Thứ hai, trong việc tang lễ: qua sự bàn bạc của ban điều hành miền bắc gồm các bà: Việt, Diệm, Ngà, Na, Xuân, Ngọc, Bé, Hội. Nếu là hội viên của xứ thì BĐH có trách nhiệm thăm hỏi, phúng viếng. Nếu phó trưởng của xứ thì BĐH vùng đó sẽ đến. Nếu là trưởng các vùng thì BĐH miền bắc thì sẽ đến thăm hỏi, phúng viếng.( Phí thăm hỏi đưa 200 nghìn và một hộp bánh không quá 50 nghìn, nếu là tang lễ 300 nghìn)
Cần làm rõ trách nhiệm từng người, từng bộ phận, từng bộ phận trong BĐH:
- Ân nhân báo lễ cho chị Ngọc và sau đó sẽ báo lại cho chị trưởng
- Hội viên – ân nhân qua đời gồm các chị: Xuân và chị trưởng
- Sau đó tổng kết tại văn phòng sinh viên. Chốt ghi đủ gửi cha do SV làm.
Cha đặc trách sẽ có những dự án tìm nhân sự với những tiêu chí: trẻ trung, nhanh nhẹn, số đông, đạo đức, khả năng (thế hệ đi trước kèm thế hệ đi sau).
Tìm thủ lãnh: quản trị theo ngành dọc (bà Việt mối duy nhất liên lạc với cha).
- Về tài chính cần minh bạch rõ ràng đừng để bị tai tiếng nặng nề, đừng để tổn thương nhau.
- Việc quản lý tiền ân nhân tập san, từng quý các nơi tập hợp hàng tháng nộp quý cho cô Huệ giữ quỹ. Hết quý nộp lại cho sv văn phòng.
- Tránh: đi đâu lấy tiền đấy, không rõ ràng để hiểu sai và mất uy tín.
- Không để thất thoát sẽ mất niềm tin, giảm thiểu tối đa kẻ xấu lẻn vào BĐH lợi dụng làm việc cá nhân trục lợi, phá hoại.
Việc truyền thông thì quỹ ban ân nhân sẽ lo.
Tất cả những gì liên quan đến việc tài chính sẽ đánh máy và in ra rõ ràng (một lần trong một năm) để tổng kết.
Tĩnh tâm quý IV tại nhà thờ vào tháng 10.
Định ngày, nhận tập san và giao cho xứ có ân nhân tập san.
Biếu tập san là tỏ lòng biết ơn và giới thiệu về Mẹ cho mọi người biết.
- Xuân thư ký có trách nhiệm ghi và thu lại giấy xin khấn- xin tạ ơn nộp lại cho SV để lưu vào máy.
- Những hội viên qua đời, ân nhân qua đời thông báo lại cho văn phòng SV cùng chị trưởng.
- Từng chi hội quản lý báo lại cho chị trưởng, chị trưởng sẽ báo lại cho SV.
- Khi tới giờ khấn, cử một hội viên ra thông báo ngừng việc xưng tội để cha vào khấn.